Việc tổ chức sự kiện tại một tỉnh sẽ mang lại nhiều áp lực khá nhiều bỡ ngỡ cho người làm event từ nơi khác tới với ngay cả những người làm sự kiện tương đối nhiều năm trong nghề.

Dưới đây là một vài lưu ý có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt nhất hơn cho đa số sự kiện tại một tỉnh nào đó.

công ty tổ chức sự kiện tất niên



1. Khảo sát địa điểm thực hiện.

Bạn là người thường xuyên làm event mà địa điểm lại là các khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với phương pháp làm việc của họ rồi thì công việc này rất đơn giản. Còn làm việc với đa số khách sạn ở tỉnh, gặp phải đa số khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải đa số khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải tương đối vất vả, mà đó lại là điều thông dụng tại đa số khách sạn tại thành phố nhỏ..

Nếu bạn tổ chức một chuỗi event ở khá nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. tại vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát các điểm chủ yếu hơn trước. Việc này thực tế và cần thiết, bởi vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của những khách sạn cung cấp thêm (thường rất lung linh) hay kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc trang trí... để rồi đến lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, nếu như không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước đa số vấn đề này.

dich vu to chuc le khai truong

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất khá nhiều thời gian và khiến tương đối nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham gia là điều nên thiết nên làm.

Thường thì đa số đơn vị phụ trách đa số hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một vài đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước sự kiện, bạn nên cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có các điều chỉnh kịp thời. Bạn nên lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp thêm, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.